Digitale PersonalakteJetzt handeln. Zukunft sichern.
Ab dem 01.01.2027 müssen Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch und prüfungssicher vorliegen. Viele Unternehmen arbeiten noch mit Papier oder hybriden Lösungen – doch die Zeit läuft.
Sie haben mit dem bitfarm-ARCHIV bereits alle nötigen Voraussetzungen, um das Thema umzusetzen. Es kommen hier keine weiteren Lizenzmodule hinzu. Wir müssen nur die Konfiguration und das Berechtigungskonzept dazu hinterlegen.
Verbleibende Zeit bis zur Pflicht
Welche Unterlagen müssen elektronisch verfügbar sein?
Papier allein reicht nicht mehr aus. Folgende Unterlagen müssen ab 2027 digital und prüfungssicher vorliegen:
- Lohn- und Gehaltsunterlagen
- Sozialversicherungsnachweise
- Prüfrelevante Entgeltdokumente
- Arbeitsverträge und Nachträge
- Zeugnisse und Bescheinigungen
- Abmahnungen und Kündigungen
Warum jetzt handeln?
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte ist kein Projekt, das sich in wenigen Wochen umsetzen lässt. Sie erfordert Planung, technische Umsetzung und Mitarbeiterschulung.
Unternehmen, die frühzeitig beginnen, profitieren sofort von effizienteren Prozessen und vermeiden Stress kurz vor dem Stichtag.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Die digitale Personalakte bringt weit mehr als nur Gesetzeskonformität.
Rechtssicherheit
Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht und vermeiden Sie Bußgelder.
Revisionssicherheit
Alle Dokumente werden unveränderbar und nachvollziehbar archiviert.
Schnellere Prüfungen
Auskünfte und Prüfungen lassen sich in Minuten statt Stunden erledigen.
DSGVO-konform
Rollenbasierte Zugriffssteuerung und datenschutzkonforme Ablage personenbezogener Daten.
Standortunabhängig
Greifen Sie von überall sicher auf Personalakten zu – im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
Zeit- & Kostenersparnis
Kein Suchen in Aktenordnern mehr. Digitale Prozesse sparen bis zu 70% der Bearbeitungszeit.
Umsetzung mit Bitfarm-Archiv
Mit Bitfarm-Archiv setzen Sie die digitale Personalakte effizient, sicher und gesetzeskonform um. Die Lösung ist flexibel, skalierbar und individuell anpassbar.
So unterstützen wir Sie
In vier Schritten zur digitalen Personalakte – wir begleiten Sie von der Analyse bis zum Go-Live.
Analyse
Wir analysieren Ihre aktuelle Struktur und identifizieren Handlungsbedarf.
Konzept
Gemeinsam erstellen wir ein maßgeschneidertes Konzept zur digitalen Personalakte.
Umsetzung
Technische Implementierung in Bitfarm-Archiv mit Migration bestehender Akten.
Schulung & Go-Live
Ihre Mitarbeiter werden geschult und wir begleiten den produktiven Start.
Jetzt vorbereiten statt unter Zeitdruck reagieren
Die Umstellung braucht Planung. Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalakte zukunftssicher aufstellen.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Was ändert sich ab dem 01.01.2027?
Ab dem 01.01.2027 müssen Entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen in elektronischer Form vorliegen und prüfungssicher archiviert sein. Papierbasierte Personalakten erfüllen diese Anforderung allein nicht mehr.
Welche Vorteile hat die digitale Personalakte gegenüber Papier?
Neben der Gesetzeskonformität profitieren Unternehmen von schnellerem Zugriff, standortunabhängiger Verfügbarkeit, automatischen Aufbewahrungsfristen, DSGVO-konformer Ablage und erheblicher Zeit- und Kostenersparnis.
Wie lange dauert die Umstellung?
Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und dem Umfang der bestehenden Akten ab. Typischerweise dauert ein Projekt von der Analyse bis zum Go-Live zwischen 2 und 6 Tagen. Je früher Sie starten, desto entspannter verläuft die Umstellung.
Ist Bitfarm-Archiv DSGVO-konform?
Ja. Bitfarm-Archiv bietet rollenbasierte Zugriffssteuerung, Protokollierung aller Zugriffe und datenschutzkonforme Ablage. Personenbezogene Daten werden revisionssicher und nur für befugte Personen zugänglich gespeichert.
Können bestehende Papierakten digitalisiert werden?
Ja. Im Rahmen des Projekts können bestehende Papierakten gescannt, indexiert und in Bitfarm-Archiv importiert werden. Wir unterstützen Sie bei der effizienten Migration Ihrer Bestandsunterlagen.
conducting GmbH – Ihr Partner für digitale Transformation